Gestion des transferts / annulation - Best practices ?

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erwan_triathlon
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Gestion des transferts / annulation - Best practices ?

Message non lu par erwan_triathlon »

Bonjour à toutes et à tous

Je crée ce post pour débattre des bonnes pratiques et des contraintes pour la gestion des annulations d'inscriptions et le sujet épineux des transferts d'inscriptions. J'espère qu'on en sortira des bonnes suggestions à destination des organisateurs mais surtout des sites d'inscriptions.

En préambule il faut je pense séparer les épreuves en 4 types :
A- Celles qui ne sont pas complètes (avec vente sur place le jour de la course ou pas)
B- Celles qui sont complètes en se remplissant progressivement sans liste d'attente
C- Celles qui sont complètes en se remplissant progressivement avec liste d'attente
D- Celles qui sont sold out rapidement voire très rapidement (et donc généralement avec liste d'attente)

Ensuite on pourrait séparer en deux sous groupes :
1- Courses sur lesquels on peut décider de participer au dernier moment (XS, S, M)
2- Courses pour lesquelles la nécessaire préparation empêche de s’inscrire au dernier moment sauf cas particulier (L, XL, IronMan...)

Deuxième préambule, il est parfaitement compréhensible que les épreuves ferment les inscriptions un certain temps avant la course (quel que soit le remplissage) pour pouvoir ajuster la logistique.

Enfin essayons de voir les attentes des uns et des autres

Triathlètes :
- Se faire rembourser 100% quel que soit la raison
- en cas d'épreuve Sold Out, pouvoir transférer à un pote

Organisateurs :
- remplir au mieux leur épreuve
- limiter au maximum les démarches administratives
- éviter le marché noir des inscriptions pour les épreuves trés demandées (mais cela existe-il vraiment ?)




1-Annulation
Vous avez certainement remarqué que chez IronMan les frais d'annulation (quel que soit la raison d'ailleurs) sont assez costauds (50% jusqu'à M-4, 75% avant M-2 et 100% ensuite). Mais ils proposent un système de transfert inter courses qui permet de limiter les dégâts (à condition de s'inscrire sur une course de type B car ce n'est possible que 11 jours après l'ouverture officielle).

Mais quelles seraient les bonnes pratiques sur les autres courses ?
Déja je trouve qu'il est normal qu'il y ait des frais d'annulation minimum style 5E (frais site inscription + temps perdu).
Ensuite pour toutes les courses avec liste d'attente (groupes C & D), il me semble excessif pour un organisateur de faire payer fortement l'annulation car il aura une autre personne qui prendra la place laissée vacante. Donc il pourrait couvrir les frais de site + la "gêne" et rembourser le reste sous réserve que la place soit finalement prise par un autre.
Pour les courses sans liste d'attente (Groupe A & B), surtout si elle sont dans le groupe 2, et bien je comprends l'organisateur qui ne veut pas voire fondre son nombre d'inscrits comme neige au soleil. Alors pourquoi ne pas favoriser le transfert ? ou bien mettre en place une condition comme quoi l'inscription sera remboursée si et seulement si il y a de nouveaux inscrits ?

Quid des raisons médicales ?
Je pense que c'est un faux débat car cela peut prêter à confusion donc pour moi on annule / transfère pour des raisons propres.

2-Tansfert
Comment éviter le "Marché noir" ?
Cela ne concerne à priori que les épreuves du groupe D qui sont sold out parfois en 1h
Tout d'abord existe il hors épreuves trés spécifiques type IM ? Et ne se fait on pas des films sur ce que seraient près à payer les triathlètes ?
Pour moi c'est une fausse peur

Rappel sécurité
Même si c'est parfois tentant, il est très dangereux de courir sous le dossard d'un autre. Si tout se passe bien, OK. Mais en cas d'accident ou de problème de santé, les assurances ne vous couvriront pas et cela sera le début des (gros) emmerdes pour l'inscrit et le coureur réel.

Les bonnes pratiques
Là également il est normal pour moi d'avoir des frais de transfert (5E...) et que la possibilité de transfert soit stoppée 48h avant la course.
Mais tout devrait se faire via les site d'inscriptions. sur ces plateformes nous avons tous des comptes permettant de gérer l'inscription. Alors, la personne A devrait demander à B sont identifiant sur la plateforme pour transférer.
Après, pour le paiement, soit la plateforme prélève juste les frais de transfert, soit elle attends le paiement de B pour payer A

Conclusion
Dans les deux cas, il y a une vraie attente auprès des plateforme d'inscription (Klikego, Active...) pour proposer des fonctions simples d'annulation / transfert selon les critères des organisateurs.
Si j'étais le chef ;-) :
- Annulation : remboursement complet hors frais si la place laissée libre est achetée par quelqu'un d'autre (liste d'attente ou nouveaux arrivants). Si non remplacement au final, alors peut être mettre une grille style 75% 2 mois avant, 50% 1 mois avant, 25% 1 semaine avant et rien la dernière semaine (pour un S ou un M). Délais à augmenter sur les formats plus long car le remplacement de dernière minute est moins garanti
- Transfert : remboursement complet hors frais avec, si nécessaire, un rappel sur l'interdiction du marché noir et un regard des organisateurs pour vérifier qu'il n'y a pas x transferts avec le même compte bancaire.

voila... à vos commentaires et surtout suggestions
http://erwan-triathlon.blogg.org
Premier Tri en 2005. Premier CD La Baule 2007. Premier half Mansigné 2012. Et ensuite les IM. Challenge Vichy 2013, IM Vichy 2015, XXL Vitoria 2016, IM Nice 2018, XXL Tours 2019. 2020 ? Ce sera le FrenchMan XXL :D

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